昭和産業はユーザックシステムの「Autoメール名人」を活用し、さまざまな業務の自動化・効率化を実現している。工場における受発注から、グループ会社を含む申請・報告業務など、これまで人の手を介して時間を要していた作業を大幅に圧縮。時間だけでなく、従業員の心の負担軽減に大きく役立てている。同社グループ全体で目指すDX人財の育成に向けたスキルアップの後押しにもなっており、従業員のITリテラシーのさらなる向上への効果も期待される。

「Autoメール名人」は、メールを伴う一連の操作を自動化する業務支援ツール。メールによる受発注や基幹システムと連携した提携業務などに対し、メールの送受信を介して自動化を進めることができる。

昭和産業では、もともとグループ会社でCVS向けの冷凍生地における受発注において、手作業による非効率なプロセスを経る必要があった。手動で依頼元からのメールをチェックし、添付ファイルをダウンロード、その受注内容を手で入力、あるいはFAXでの対応を手動操作するなど、多くの手間と時間を要していた。非効率な時間をいかに有効化させるか――現在、デジタル推進部デジタル管理室でITアドバイザーを務める島根年二氏はこの難題に対し、根幹であるメール業務を中心に効率化を考え、「Autoメール名人」を試すことにした。

冷凍生地に限らず、食品メーカーにおける受発注プロセスにおいて特に重要なのがロット報告書だ。製造日・賞味期限・品目情報・納品先情報が記載されているロット報告書は、製品の追跡可能性を確保するだけでなく、品質管理においても重要な文書。得意先と詳細情報を共有する手段でもある。

「Autoメール名人」導入前までは、当日出荷分のロット報告書をメール送信するまでに約1時間の作業時間が必要だった。しかし導入以降は、基幹システムからデータをダウンロードし、PDFを自動作成。さらに10分おきに指定のメールアドレス（約30社）に自動送付する仕組みを構築したことで、属人化も解消することができた。

さらに「Autoメール名人」のそうした成功例は社内からの効率化の要請も生んだと島根氏は振り返る。「特にグループ会社への申請や報告業務において、メールやファイル添付、郵送などに時間がかかっていた作業を効率化したいと考えていた」という。さらにコロナ禍も経て、ペーパーレスやデータ化など、人がいなくても仕事ができる仕組みが求められるようになった社会的背景も後押しした。

そこで「単純作業から解放され、若手社員の育成や、より付加価値の高い業務に集中できるようにする」（島根氏）ことを目的に業務プロセスを自動化。グループ会社への申請・報告へ応用し、専用Web画面への入力を通じて自動的に関連部署にメール送信できるよう、大幅な効率化を実現した。

デジタル化を積極的に推進

同社では、現在の中期経営計画において「将来のDX人財の100人育成」を掲げ、デジタル化の積極推進を続けている。ITリテラシーの向上や業務の自動化・効率化はもちろんだが、島根氏はそれ以上に「単調な作業からの解放や心理的負担の軽減、そして仕事に対するモチベーションの向上」といった、心理的効果の大きさを強調する。単純作業から解放されることで、業務改善へのマインドが醸成され、さらに異なる業務への挑戦機会が生まれる。

今後も人財育成制度を進め、若手社員にとって戦略的な思考に気づくきっかけや、ベテラン社員には高付加価値業務により注力できるよう、デジタル人財の育成に一層力を入れていく。

▼ユーザックシステム株式会社
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