山陰全域にわたる総合業務用食品卸のさんれいフーズは、各地の営業拠点が多くの取引先と関わる中で、日々さまざまな情報を社内・社外と共有しながら業務を動かしている。従来、情報共有の手段は、電話やファックスなど伝達のたびに人手を介する方法に依存していた。

畠山広幸専務取締役は、「紙ベースで手間ひまをかけた情報伝達を当然のこととしてやってきたが、人を経由するたびに時間がかかり、結果として業務が渋滞していく。それに対処するため、さらに人手や時間が必要になる。このような負担を解消するべくデジタル活用を進めている」という。

デジタル化に必要なツールの一つがビジネスチャット「LINE WORKS（ラインワークス）」だ。法人利用に特化した安全性を備えながら「LINE」のような使いやすさで導入教育が不要とされているLINE WORKSは、現在、国内で導入社数43万社、利用人数450万人という導入実績を誇る。会社で管理するアプリであるため、従業員は個々にアカウントを作る手間もなく、近年食品業界でも導入が進んでいる。

電話やファックス、口頭伝達をデジタル化

松江支店の場合、支店全体のグループチャットをはじめ、営業チーム別や社員間の情報共有を電話やファックス、口頭伝達をデジタル化、1対1のやりとりから1対多に変化したことで、営業拠点内の確認作業が効率化している。ペーパーレスが進み、毎日欠かせなかった朝礼もやめて時間の有効活用が可能になった。

田島一博支店長は、LINE WORKS活用後の変化について「紙に出力する業務は以前より半減した。トラック配送距離の記録のように各自が紙に書いて報告していた業務も、以前なら未提出の人を探して個別に催促する必要があったが、デジタル化したことで誰がやっていないかが一覧できて、催促の手間も省ける」と語る。

また、スマホを使うリアルタイム性や画像の利用により、従来にはないコミュニケーションも可能になっている。

「社員間では、出先であの道が渋滞しているといったタイムリーな交通情報も共有している。お取引先とは、写真を使ったコミュニケーションで提案や確認をできるようになった」（田島支店長）

取引先からチャットで発注

取引先との連絡にもLINE WORKSのチャットを使い、いつでも連絡を伝達して記録に残せるようになった。

「これまで1対1で電話でしかできなかったやりとりが、グループチャットになることで、誰かがいち早く気づいて返信したら、より早い顧客対応ができる」（田島支店長）

画像でもやりとりができ、商品の魅力がわかりやすく伝わるので素早い受注につながる。取引先に訪問してカタログを見せに行く手間も減らすことができる。

畜肉加工工場への注文も全員で共有　伝達の手間を削減

取引先との情報のやりとりは多岐にわたり、その状況はリアルタイムで変化を続ける。松江支店の廣田麗子副参事の日常業務は、同社で畜肉加工を行うミートセンターと営業社員の間で絶えず行われる注文処理の橋渡し。そこに多くの時間を割いていた。調達先と販売先それぞれの事情により、畜肉の受注は緊急対応の連続という。

「要望や確認事項は頻繁に発生するが、外を回る営業マンには電話をかけづらいことも多い。LINE WORKSでミートセンターの受付とグループに必要な営業メンバーも参加してもらい、私が間に入らなくても、じかに加工肉の納品日の連絡が情報共有できるようになった。電話のように相手の状況を気にせず伝えられるし、情報を確認できたかどうかも既読チェックでわかる」（廣田副参事）

こうした情報伝達が減ったことで、電話業務は４割ほど削減できたという。また、松江支店倉庫内ではパソコン用モニターを設置し、業務用スマホやパソコンを持たない倉庫管理社員もLINE WORKSでのやりとりを確認できるようにした。情報共有の対象を広げることで、より柔軟な対応につなげる。

どこでも使えるのが便利　営業現場から活用が広がった

LINE WORKSの利用は、営業現場で自然発生的に始まった。会社支給のスマホに同アプリが搭載されていたことがきっかけだ。LINEと同様に操作できるとあって、本社が関与することなく営業拠点ごとに情報共有ツールとして浸透していったという。

「会社の内部ネットワークはパソコンベースのため、現場のあらゆるシーンで使えるわけではなかった。LINE WORKSが浸透したのは、スマホで扱えてどこにいても利用できるからだろう」（畠山専務）

業務を渋滞させる情報共有の手間を省き、付加価値を高める活動に活かす

社内・社外との情報共有は、食品卸の業務に不可欠だ。しかし畠山専務は、これ自体が仕事に付加価値を生むわけではないと指摘する。

「情報伝達のための手間で業務が渋滞し、それを人力で解消しようとするから、人手が足りないという話になる。また、日々が忙しくなると小さなエラーを見過ごしてしまい、結果的に食品ロスにつながるリスクすらある。できるだけ人を介さず、じかに情報と接する仕組みに変えることで多くの間接業務を削減できる」（畠山専務）

LINE WORKSの活用は、組織のマンパワーを解放しつつある。情報共有にかかわる余計な業務を減らし、付加価値を生む業務に集中できる環境を整えることは、従業員にも取引先にもプラスに作用する。

「今期は2032年をゴールとする長期ビジョンを設定した。今後10年で一番大事にしたいのは社員の幸せだ。社員の幸福が、お取引先や社会に貢献するうえでの前提になるという結論に至った。社員が働きがいを感じ、成長したという実感を積み上げていくための一環として、単なる作業でしかないような業務は削っていく」（畠山専務）

業務の渋滞をDXで解消するツールとして、今後もLINE WORKSの現場での活用は進んでいく。

情報共有のスピードや伝達の確実性は、食品を取り扱う事業者にとっては非常に重要となる。誰でも始めやすく、効率的な連絡業務を可能にするLINE WORKSは100名まで無料で使えるフリープランを提供している。サービスサイトはこちら

LINE WORKS株式会社

https://line-works.com/